เทคโนโลยีสารสนเทศกับการเงิน

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการเงิน

          ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการในกระบวนการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการจัดการ ด้านบัญชี หรือด้านการเงิน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร ตลอดจนสามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อให้สามารถแข่งขัน และอยู่รอดได้ อย่างไรก็ตาม บทความในส่วนนี้จะขออธิบายถึงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้สำหรับการบริหารการเงิน โดยการประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Excel เป็นหลักเท่านั้น

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) คือ อะไร

           
            คำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” นั้น เกิดจากการนำคำ 2 คำมารวมกัน คือ คำว่า “เทคโนโลยี (Technology)” ซึ่งหมายถึง การนำเอาความรู้ทางวิชาการ และด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ และคำว่า “สารสนเทศ (Information)” ซึ่งหมายถึง ข้อมูล (Data) ที่ผ่านการประมวลผล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงมีความหมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้สำหรับการสร้าง จดบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และสื่อสารข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้อง และความแม่นยำ สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ นั่นเอง

ทำไมกิจการต้องมีการบริหารการเงิน (Financial Management) 

           
            ตามปกติแล้ว กิจการต้องการเงินทุน (Capital) จำนวนมากเพื่อนำไปใช้ในสำหรับการลงทุนดำเนินธุรกิจ และขยายกิจการ โดยเงินทุนที่จัดหามานั้น แน่นอนว่า ควรมาจากแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนที่ต่ำที่สุด หรือประหยัดสุด (Economy) หลังจากที่ได้เงินมาแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องดำเนินการจัดสรรเงินทุนที่มีอยู่นั้นในสินทรัพย์ให้เกิดทั้งประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) อันจะนำมาซึ่งรายได้ และการเจริญเติบโตของกิจการต่อไป นอกจากนี้ผู้ประกอบการยังต้องมีการวิเคราะห์ พยากรณ์ และวางแผนทางการเงินในอนาคตเพื่อให้มั่นใจว่า มีเงินทุนพอเพียงในการดำเนินงาน และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินน้อยที่สุดอีกด้วย
            จากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนเป็นองค์ประกอบของการบริหารการเงินซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทราบแต่เนื่องจากการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมากทำให้ต้องใช้เวลาในการคำนวณ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดถูกต้องสูงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กับการบริหารการเงินนั้นจึงถือเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารการเงิน และลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้

การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน

           
           สำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง
โปรแกรม Microsoft Excel นั้นถูกนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และวางแผนทางการเงิน ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ อีกด้วย ก่อนที่จะนำโปรแกรม Microsoft Excel มาใช้ในการบริหารการเงิน เราควรต้องรู้จักกับหลักการคำนวณเบื้องต้น ตลอดจนสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐาน (Arithmetic Formula) ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กันเสียก่อน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

- เมื่อเปิดโปรแกรม Excel จะเห็นช่องสี่เหลี่ยมสีขาวแต่ละช่องที่ว่างอยู่เป็นจำนวนมากในหน้ากระดาษทำการ (Worksheet) ซึ่งเรียกกันสั้นๆ ว่า “Cell” โดยเราสามารถเขียนสูตรการคำนวณขึ้นจากการกรอกข้อมูลโดยตรงลงไปในแต่ละ Cell หรือจะสั่งให้ไปเอาข้อมูลที่อ้างอิงจาก Cell อื่นๆ มาใช้ในการคำนวณก็ย่อมได้

-ทุกครั้งที่จะเริ่มต้นเขียนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ในแต่ละ Cell ที่ต้องการ ต้องพิมพ์เครื่องหมาย “=” นำหน้าเสมอ หลังจากนั้นถึงจะตามด้วยข้อมูล รวมถึงการใช้สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ต่างๆ เช่น เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เช่น =2+3

-การเขียนสูตรเพื่อการคำนวณในแต่ละ Cell ต้องไม่มีการเว้นวรรคแต่อย่างใด โดยให้เขียนติดกันต่อเนื่องไปเลย และเมื่อเขียนสูตรใน Cell ที่ต้องการเสร็จสิ้นแล้ว ก็ให้กดปุ่ม Enter เพื่อที่โปรแกรม Excel จะได้ดำเนินการประมวลผลลัพธ์ให้ตามที่ต้องการโดยอัตโนมัติ

-หากมีการคำนวณซ้อนเกิดขึ้น ก็สามารถที่จะใช้เครื่องหมายวงเล็บสำหรับการจัดกลุ่มข้อมูล โดยเครื่องหมายวงเล็บทั้งเปิด และปิดที่ถูกนำมาใช้นั้น ต้องเป็นวงเล็บในลักษณะ “โค้งปกติ” เท่านั้น เช่น =(2+3)*(4/2)

-สามารถกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการใช้ในการคำนวณได้จากการ High Light ข้อมูล โดยเริ่ม

ต้นจากการคลิ๊กเม้าส์แล้วกดปุ่มซ้ายของเม้าส์ค้างเอาไว้ ต่อจากนั้นก็ให้ลากเม้าส์ไปครอบคลุมยัง Cell ต่างๆ ที่ต้องการ หรืออาจทำได้โดยการพิมพ์ชื่อ Cell แรก แล้วขั้นด้วยเครื่องหมายโคลอน “:” ก่อนที่จะปิดท้ายด้วยการพิมพ์ชื่อ Cell สุดท้ายก็ได้ เช่น =SUM(A1:A3)

-สำหรับสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานของโปรแกรม Microsoft Excel ที่ควรรู้จัก มีดังนี้

การจัดทำรายงานทางการเงิน (Preparation of Financial Statement)

           
            เมื่อรู้จักกับหลักการคำนวณ และสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานกันแล้ว ก็สามารถนำโปรแกรม Microsoft Excel มาประยุกต์ใช้เพื่อจัดทำรายงานทางการเงิน อันได้แก่ งบดุล และงบกำไรขาดทุน เป็นต้น โดยทำการป้อนข้อมูลทั้งที่เป็นข้อความ และตัวเลขลงในแต่ละ Cell ของกระดาษทำการ แล้วทำการเชื่อมโยงตลอดจนกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการ รวมทั้งใช้สูตรทางคณิตศาสตร์ดังกล่าวข้างต้นมาช่วยในการคำนวณหาผลลัพธ์ที่ต้องการนั่นเอง
ตัวอย่างงบดุล (Balance Sheet):

จากตัวอย่างงบดุลข้างต้น เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูล ตลอดจนการใช้สูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานในโปรแกรม Excel ดังต่อไปนี้

ตัวอย่างงบกำไรขาดทุน (Income Statement):

จากตัวอย่างงบกำไรขาดทุนข้างต้น เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูล ตลอดจนการใช้สูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานในโปรแกรม Excel ดังต่อไปนี้

หมายเหตุ: จำนวนหุ้นสามัญที่ออกจำหน่าย และชำระแล้วของกิจการเท่ากับ 20,000 หุ้นนอกเหนือจากการที่เราสามารถนำหลักการคำนวณ และสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานมาใช้เพื่อจัดทำรายงานทางการเงิน อันได้แก่ งบดุล และงบกำไรขาดทุนกันแล้ว ยังสามารถนำมาหลักเกณฑ์เดียวกันมาใช้สำหรับการวิเคราะห์งบการเงินได้อีกด้วย

การวิเคราะห์งบการเงิน (Financial Statement Analysis)

           

           โปรแกรม Microsoft Excel ถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินผลการดำเนินงานของกิจการ ว่ามีฐานะเป็นอย่างไร มีความมั่นคงมากน้อยเพียงใด โดยผู้ประกอบการสามารถใช้ Microsoft Excel ในการวิเคราะห์งบการเงินแบบย่อขนาด (Common Size Analysis) รวมถึงการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน (Ratio Analysis)ได้ ทั้งนี้สำหรับการวิเคราะห์งบแบบย่อขนาด ถ้าเป็นงบดุล จะกำหนดให้สินทรัพย์รวมเป็นตัวฐานในการเปรียบเทียบ โดยให้มีค่าเท่ากับ 100% แล้วจึงทำการเปรียบเทียบข้อมูลทุกรายการในงบดุลว่าเป็นสัดส่วนเท่าใดของสินทรัพย์รวม ถ้าเป็นงบกำไรขาดทุนจะกำหนดให้ยอดขายเป็นตัวฐาน แล้วทำการเปรียบเทียบข้อมูลทุกรายการในงบกำไรขาดทุนว่าเป็นสัดส่วนเท่าใดของยอดขาย ดังตัวอย่างที่แสดงไว้ต่อไปนี้

ตัวอย่างการวิเคราะห์งบดุลแบบย่อขนาด:

ตัวอย่างการวิเคราะห์งบกำไรขาดทุนแบบย่อขนาด:

สำหรับการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน จะเป็นการนำเอารายการทางบัญชีที่ปรากฎอยู่ในงบการเงินซึ่งมีความเกี่ยวข้อง หรือสัมพันธ์กันมาพิจารณาในรูปแบบของอัตราส่วน โดยสามารถแบ่งการวิเคราะห์ออกเป็นอัตราส่วนที่สำคัญ 4 กลุ่มดังต่อไปนี้

1. อัตราส่วนสำหรับวิเคราะห์สภาพคล่องของกิจการ (Liquidity Ratio)a. อัตราส่วนทุนหมุนเวียน = สินทรัพย์หมุนเวียน/ หนี้สินหมุนเวียน

b. อัตราส่วนทุนหมุนเวียนเร็ว = (สินทรัพย์หมุนเวียน – สินค้าคงคลัง)/ หนี้สินหมุนเวียน

2. อัตราส่วนสำหรับวัดประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพย์ (Efficiency Ratio)a. อัตราหมุนเวียนของลูกหนี้การค้า = ยอดขาย/ ลูกหนี้การค้า

b. ระยะเวลาจัดเก็บหนี้โดยเฉลี่ย = จำนวนวันต่อ 1 ปี/ อัตราหมุนเวียนของลูกหนี้การค้า

c. อัตราหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง = ต้นทุนขาย/ สินค้าคงคลัง

d. ระยะเวลาเฉลี่ยของสินค้าในคลัง = จำนวนวันต่อ 1 ปี/ อัตราหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง

e. อัตราหมุนเวียนของสินทรัพย์ถาวร = ยอดขาย/ สินทรัพย์ถาวร

f. อัตราหมุนเวียนของสินทรัพย์รวม = ยอดขาย/ สินทรัพย์รวม

3. อัตราส่วนสำหรับวัดความสามารถในการชำระหนี้ (Leverage Ratio)a. อัตราส่วนหนี้สิน = (หนี้สินรวม/ สินทรัพย์รวม) *100

b. อัตราส่วนหนี้สินต่อส่วนของเจ้าของ = หนี้สินรวม/ ส่วนของเจ้าของรวม

c. อัตราส่วนกำไรต่อดอกเบี้ยจ่าย = กำไรจากการดำเนินงาน/ ดอกเบี้ยจ่าย

4. อัตราส่วนสำหรับวัดความสามารถในการทำกำไร (Profitability Ratio)a. อัตราส่วนกำไรขั้นต้น = (กำไรขั้นต้น/ ยอดขาย) * 100

b. อัตราส่วนกำไรจากการดำเนินงาน = (กำไรจากการดำเนินงาน/ ยอดขาย) * 100

c. อัตราส่วนกำไรสุทธิ = (กำไรสุทธิ/ ยอดขาย) * 100

d. อัตราผลตอบแทนต่อสินทรัพย์ = (กำไรสุทธิ/ สินทรัพย์รวม) * 100

e. อัตราผลตอบแทนต่อส่วนของเจ้าของ = (กำไรสุทธิ/ ส่วนของเจ้าของ) * 100


ตัวอย่างการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน: 1 ปี = 360 วัน